L’introduzione dei KPI in azienda presenta vantaggi che includono l’aumento dell’efficienza del lavoro, la motivazione del personale, la corretta definizione delle priorità e dei compiti principali e la chiarezza della situazione relativa all’efficienza complessiva dell’azienda.
KPI – La Struttura
La struttura del sistema KPI è determinata in base alla strategia dell’azienda, nonché all’obiettivo che essa stessa si pone per implementare il sistema al suo interno. Per ogni obiettivo strategico, vengono sviluppati i propri indicatori chiave di prestazione.
Selezionando tali indicatori di performance tarati e attualizzati sulle strategie, l’azienda ottiene un quadro equilibrato degli obiettivi nel breve e medio termine. Vengono cosí definiti indicatori finanziari e non.
Gli indicatori finanziari sono, ovviamente, importanti, in quanto riflettono la componente finanziaria che permette all’azienda di avere un profitto. Non sarebbe, tuttavia, corretto valutare l’efficacia dello sviluppo del business basandosi solo ed esclusivamente sul fattore finanziario. I KPI quantitativi e qualitativi che consentono di valutare le attività, costruire previsioni a medio e lungo termine per ciascuna azienda devono essere determinati individualmente, tenendo conto delle specificità del settore, della posizione di mercato, degli obiettivi strategici e delle strategie aziendali.
KPI – La Classificazione
Possiamo classificare i KPI in base all’approccio che vogliamo tenere in considerazione:
Strategico: indicatori di valori aggregati, ad esempio la redditività dell’azienda, e le quote di mercato.
Analitico: consente di valutare le tendenze e confrontare gli indicatori su base periodica. Questi includono il volume delle vendite, i ricavi, l’importo dei crediti, ecc.
Operativo: consente di monitorare gli indicatori chiave in tempo reale, reagire e prevenire deviazioni dallo standard. Ciò include indicatori analitici focalizzati su brevi periodi di tempo: vendite settimanali, traffico giornaliero sul sito, percentuale di clic della pubblicità contestuale, ecc.
KPI – Le Tipologie
A cosa servono i KPI?
Mostrano il rapporto tra costo e tempo in relazione al risultato.
- Costi
calcolano la quantità di risorse richieste - Risultato
riassumono ciò che è stato raggiunto - Processi
valutano l’efficienza di un flusso di lavoro - Obiettivi
Dimostrano come l’obiettivo è stato raggiunto - Progetti
Riflettono le prestazioni dei singoli progetti
Scopri perché i KPI sono fondamentali per la crescita del tuo business
KPI – Le Caratteristiche
Per ottimizzare al meglio l’uso dei KPI, é assolutamente necessario che ciascuno di essi abbia le seguenti caratteristiche:
- Semplice: deve essere facilmente compreso e misurato
- Allineato: assicurati che i KPI vadano di pari passo con gli obiettivi generali dell’azienda
- Pertinente: il controllo di ciascun KPI deve essere affidato alla persona di ruolo adatta
- Misurabile: deve essere analizzato sia da un punto di vista qualitativo che quantitativo
- Realizzabile: deve essere fissato con obiettivi che i dipendenti sentono di poter raggiungere
- Tempestivo: i suoi risultati sono riportati su una sequenza temporale appropriata e sono analizzati in un periodo di tempo rilevante
- Visibile: la crescita si ottiene più facilmente quando tutti i dipendenti sono coinvolti e consapevoli degli obiettivi dell’organizzazione
Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono estremamente importanti per il business e, se implementati con successo, forniranno vantaggi significativi nella gestione dell’azienda e contribuiranno anche alla sua crescita.
Il CEO, amministratore delegato di Waymark Solutions, David Parmenter, ha formulato 4 principi base per lo sviluppo di indicatori chiave di prestazione (KPI) efficienti:
01 – Partnership
Al fine di aumentare la produttività dell’azienda, devono essere stabilite partnership tra dirigenti aziendali, sindacati, personale aziendale, clienti e fornitori. Per questo c’è bisogno di: raggiungere un buon livello relazionale tra le parti coinvolte; ottenere l’approvazione e la disponibilità a implementare le modifiche; essere pronti ad accettare e far rispettare accordi efficaci con i sindacati, i rappresentanti dei lavoratori e gli stessi lavoratori; sviluppare congiuntamente una strategia di sviluppo e un sistema di KPI; coinvolgere i principali fornitori e clienti.
02 – Canalizzare gli sforzi in un’unica direzione
Questo principio richiede, al fine di aumentare l’efficienza dell’impresa, di ampliare i poteri di quei dipendenti che sono impegnati in un’area di interesse per il KPI di riferimento. Il principio implica: fornire ai dipendenti l’accesso alle informazioni; istituire un sistema di comunicazione verticale in azienda; delegare poteri ai dipendenti nell’assunzione di decisioni operative; trasferimento di responsabilità al personale per la selezione e lo sviluppo di indicatori di prestazione; costruire un sistema di formazione professionale aggiuntiva.
03 – Integrazione dei processi di valutazione degli indicatori, rendicontazione e miglioramento delle prestazioni
Il sistema sviluppato per valutare i KPI dovrebbe essere correlato ai criteri di rendicontazione ed essere collegato ai risultati del lavoro e alla produttività. È importante non solo sviluppare un sistema di KPI, ma anche tenere riunioni periodiche e sistematiche e di controllo. L’interconnessione tra valutazione delle prestazioni, rendicontazione e prestazioni è necessaria per garantire la flessibilità dell’organizzazione, la capacità di adattarsi rapidamente alle condizioni mutevoli e l’efficienza dell’intera azienda. Per raggiungere gli obiettivi prefissati, il sistema dei KPI deve essere conciso, compatto, orientato al risultato.
04 – Allineamento degli indicatori di performance alla strategia
Ogni KPI deve essere collegato all’obiettivo strategico dell’azienda. Per concordare indicatori e strategie, è necessario formulare obiettivi, mission, determinare i valori dell’azienda e la filosofia. Ogni dipendente deve ricordare quotidianamente per quale obiettivo sta lavorando e cosa deve fare per raggiungerlo. Il monitoraggio dei KPI consente a dipendenti e manager di lavorare in modo più efficiente. Tuttavia, decidendo di implementare il sistema, bisogna evitare errori comuni, come ad esempio, non utilizzare metriche secondarie, scegliendo solo quelle veramente importanti per il business.
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